NUEVO NIT PARA FOTOVIDA

A todo el Personal de la Empresa:
A partir del 01 de enero de 2016, el nuevo número de NIT de la Empresa será:

3533237019
  ARAMAYO   

Por lo tanto, el anterior NIT queda inactivo.
Se insinúa tomar nota para todo trámite, compra, venta, etc. en adelante, ya que no se recibirán ni emitirán Facturas con el anterior NIT.
Gracias

RECOMENDACIONES GENERALES PARA CONTROL DE VOLANTEROS

A todo el Personal y Encargados en Particular.

PARA CONTRATAR

·         Tener listo y exhibir el Letrero de SE NECESITA VOLANTERO, en caso de que no se tenga en algún turno y se necesite.

·         Coordinar con cada Encargado de Sucursal acerca de la disponibilidad para volanteros en cada turno, además de controlar la existencia de Volantes. En caso de advertir que ya no se cuenta con suficientes volantes para toda la semana, avisar con anticipación a Gerencia.

·         Acordar bien el monto de paga semanal, coordinar con Encargad@ de Sucursal.

EN  EL PRIMER DIA DE TRABAJO DEL VOLANTER@

·         Pedir su Fotocopia de Carnet de Identidad.

·         Explicar con cuidado toda la Forma de Trabajo que se tiene en la Empresa. – Volver cada Media Hora – No alejarse de la Puerta más de lo necesario – Portar su Chaleco Correspondiente – Repartir a conciencia a la mayor cantidad de Personas que pasen por la Acera – No botar los volantes sobrantes, sino devolverlos al Encargado  - Que hable ofreciendo los Servicios a los transeúntes.

PARA SU CONTROL

·         Anotar en la Hoja de Control de Volanteros, cada día, la hora de llegada y de salida del volantero.

·         Cuando Retornen cada media hora para recoger más volantes, no hacerles esperar, tener en un lugar, listos los volantes para que él o ella los levante sin demora.

·         Salir periódicamente a controlar su trabajo. Reforzar las indicaciones iniciales en caso de que no esté cumpliendo con las consignas.

·         Medir la cantidad de Volantes que está repartiendo, para evitar que se repartan muy pocos al cabo del cumplimiento de su horario.

·         En caso de compartir Volanterito con otra sucursal, Anotar su horario de llegada y salida, y comunicarlo a la otra Sucursal para su Control, pedirle que baje o suba rápido para evitar pérdida de tiempo innecesaria.

USO DE FICHAS Y NOTAS

A todo el Personal:
Con el objetivo de Practicar cada vez mas la cultura del ReUso y el ReCiclaje, se dispone...

1. Procurar reusar, reciclar, guardar, volver a usar, y disponer de todas las hojas de papel que se usan dentro de la Empresa, es decir, hojas de Tazas ya usadas, Hojas de fotocopias erradas, afiches que se reciban, volantes de otras empresas y todo lo que signifique papel, para volver a usar.

2. Tener sumo cuidado al Imprimir los reportes de Caja, para poder usar las dos mitades de las hojas (arriba y abajo), ademas de los 2 lados de las mismas (anverso y reverso).

3. NO USAR LAS TARJETAS DE PUBLICIDAD PARA ESCRIBIR NOTAS AL REVERSO.

4. Asegurarse de contar con las suficientes fichas para los diferentes usos que se les dan, fichas de producción, fichas de tazas, fichas para notas, etc...

Para Diseños de Fotos de Recuerdo

Para Diseñadores y Asistentes en Control de Calidad.
Otras recomendaciones:
- En tomas de Estudio, Programar la Cámara a la resolución "L"
- Colocar sticker detrás de las fotos una vez producidas.
- Imprimir y entregar también sus regalos, según sus tamaños.

TEMAS DE CAPACITACION

·         Atención al Cliente
               Misión y Visión en la Empresa
               Estrategias de Ventas

·         Ventas
              Servicios y Productos en FotoVida
              Listas de Precios

·         Sistema FotoVida
              Registro de Clientes
              Búsqueda de Archivos de Clientes
              Llenado Correcto de Clientes
              Ventas de Mercadería
              Cancelación de Saldos 

·         Sistema de Facturación

·         Precios de Servicios
              Estudio de Trámites
              Estudio de Recuerdos
              Impresiones Digitales y Analógicas
              Sublimados y Recuerdos
              Mercadería
              Paquetes de Bodas
              Servicios Complementarios
·         Elaboración de Fichas de Producción 
                            Para Impresiones
                            Para Tazas
                            Para Diseños
 ·         Precios de Mercadería҉

·         Manejo de cámaras

·         Calibración de Estudio Fotográfico

·         Manejo Picture Kiosk Kodak
              Realizar Ordenes de Fotos
              Realizar Ampliaciones en el mismo Pedido
              Fotos de Celulares
              Fotos de Facebook
              Diseñar Tarjetas y Calendarios

·         Como tomar fotografías en diferentes situaciones
              Trámites
              Recuerdos
              Parejas
              Bodas
              Niños
              Modelos
·         Cartillas de Servicios y Productos
·         Entradas del Blog FotoVida 

·         Inventario
              Control
              Creación de Items
              Impresión del Inventario
              Edición

·         Asistencia en Producción

·         Elaboración de Sublimados y Recuerdos

·         Elaboración de Sobres y Cajas

·         Manejo de Archivos
             Grabado de CD's
             Búsqueda de Archivos
             Sacar fotos de Word, PDF
             Sacar fotos de Videos

·         Diseño Básico
·         Control de Saldos

·         Resolución de Problemas

·         Normas Internas de la Empresa

·         Mantenimiento de Equipos
·         Roles de Limpieza en General

ZOOM PARA FOTOS DE TRAMITES

A DISEÑADORES DE FOTOVIDA
Con el objetivo de UNIFORMAR las fotos de trámites, respecto a el Zoom de Recorte ó Acercamiento correcto, deberéis toma en cuenta la siguiente gráfica y respetar las dimensiones correctas establecidas en esta Entrada.

* Mientras más Pequeña sea la Foto, el zoom de acercamiento debe ser mas alto. Mas Cerca.
* Mientras mas Grande sea la Foto, el zoom de acercamiento debe ser mas bajo. Mas Lejos.
Tambien se deben tomar en cuenta las siguientes especificaciones en todas las Fotos:
- Centrar el Objetivo, osea el rostro de la persona, debe estar bien al centro.
- Enderezar la toma si hubiera salido inclinada (Chueca).
- Hacer buenas tomas y pedir a l@s Asistentes que hagan buenas tomas en todo momento.
- Practicar para tener un Standard definido de cada tamaño de Foto, tal que no se hagan fotos con zoom de diferente graduacion en cada sucursal y cada Turno de Trabajo.
A continuación, algunas imágenes para diferenciar los Tamaños Críticos.

Se observa que la Foto 2x2 es muy acercada, y que la Foto 3x4 es mas cerca que la de 3x3.

También resaltamos que el Objetivo Central es el Rostro, y no así los Hombros, osea que es mejor tomar como referencia el propio rostro del Objetivo (Persona), que los hombros de la Persona.

PARA EL CORRECTO CORTE DE LAS FOTOS

Para cortar las Fotos en los tamaños del pedido, deberéis practicar con la Guillotina de Papel, teniendo los siguientes cuidados:
1. Calibrar bien la Guillotina. Asegurarse que la cuchilla esté afilada y tenga buena presión hacia la izquierda, (Que no esté suelta), además de ver las lineas guías con los centímetros bien delimitados.
2. ALEJAR LOS DEDOS DE LA LINEA DE CORTE DE LA GUILLOTINA, POR LO MENOS 2 cm.
3. Consultar bien el tamaño de la foto.
3. Acomodar correctamente la Foto sobre la Linea de corte, calculando el tamaño y la rectitud del resultado.
4. Al Cortar, Presionar la Fotografía hacia abajo fuertemente con la mano izquierda, y jalar la cuchilla hacia la izquierda con la mano derecha.

ERRORES COMUNES AL CORTAR LAS FOTOS
* Cortar las fotos con lineas blancas a los costados
* Cortar las fotos en forma de trapecio y no de cuadrado ó rectángulo, osea en forma desigual
* Cortar las fotos en otro tamaño que el que se pidió
* Cortar mas adentro un lado, de tal manera que el Objetivo en la Foto se vea a un costado y no al centro.
* Resbalar sobre la Foto la Cuchilla de la Guillotina
* Tardar demasiado

 

NIT PARA FACTURAS DE COMPRA

Nombre: GUTIERREZ

NIT: 4824264014

TODA COMPRA CON FACTURA PARA LA EMPRESA FOTOVIDA DEBE HACERSE A ESE NUMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA.

Ejemplos: Los Paquetes de Hojas Bond, Almuerzos o refrigerios con factura, Insumos de Limpieza, Recargas de Tintas, Insumos de Producción en general, pago de Servicios y toda compra realizada con dinero de la Empresa.

SOBRE LA IMPORTANCIA: Cada Factura representa dinero para la Empresa, entre el 13% y el 20%, que de no declararse correctamente, se dejaría de percibir en perjuicio de la misma.
Por lo cual a partir de la fecha se sancionará económicamente con el 13% del total de la factura errónea, a la persona que no pida, ó pida Facturas sin Nit o Nombre de la Empresa.

RECOMENDACIONES: Grabar el NIT, en su celular personal, Memorizarlo, Imprimir una tarjeta con el NIT y Nombre bien especificados.

LUGARES PARA CORTAR LAS FOTOS EN RETRATOS

Para Diseñadores y Personal en General:

El gráfico muestra los lugares en los cuales es apropiado cortar la imagen al preparar los diseños ó al hacer las tomas fotográficas, éstas están marcadas en lineas VERDES, al contrario las lineas ROJAS, muestran claramente donde NO es conveniente por motivos estéticos y de armonía, cortar las fotos en Diseño.

Se insinúa tener sumo cuidado en este aspecto.

Gracias.

VISITAS EN HORARIOS DE TRABAJO

Es Norma dentro de la Empresa, que las Visitas dentro del Horario de Trabajo tengan algunas restricciones, por lo cual se les insinúa tener especial cuidado en:
- No exceder los 15 minutos.
- No Ingresar al área de Producción.
- No repetir las visitas constantemente (mas de 2 veces a la semana)

Por considerar que todo el personal tiene varias tareas, las cuales debemos realizar todos los días, las Visitas mas de 15 minutos pueden perjudicar nuestro Trabajo.

Gracias por su comprensión.

SOBRE LA IMPORTANCIA DE COMUNICAR NOVEDADES

A: ENCARGADOS Y PERSONAL DE FOTOVIDA EN GENERAL.

Como MEDIO de comunicación, alerta temprana, control, planeación y prevención, la Empresa FotoVida determina:

LA OBLIGATORIEDAD DE INFORMAR OPORTUNAMENTE CUALQUIER NOVEDAD EN LA EMPRESA, DIARIAMENTE, para alcanzar los siguientes objetivos:

1.       SOLUCIONAR CUALQUIER PROBLEMA EN EQUIPOS, MUEBLES Y MERCADERIA

2.       PREVEER LA EXISTENCIA OPTIMA DE INSUMOS Y MERCADERIA

3.       PROPORCIONAR LOS INSUMOS Y FUNGIBLES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO EN TODAS LAS AREAS DE LA EMPRESA.

4.       MANTENER UN CONTACTO INMEDIATO Y PROPORCIONAR INFORMACION ÚTIL A GERENCIA

5.       MEJORAR LA ATENCIÓN AL CLIENTE Y EL SERVICIO DE VENTAS POR COTIZACIONES

Por lo cual se insinúa tener crédito en sus celulares, y usar las siguientes opciones para contactar con Gerencia al celular 71552203 y RRHH al celular 72008756.

-          Timbrear a los celulares señalados,  desde su propio celular, el celular de su compañero, el teléfono fijo de su sucursal ó teléfonos públicos de toda la Ciudad. (No hay excusas)

-          Escribir al Hangouts desde su cuenta GMail de la Empresa.

-          Escribir o llamar al WhatsApp.

-          Mandar un SMS

-          Llamar al teléfono del Domicilio de Gerencia…

El incumplimiento de esta Norma se contará como 10 puntos…

EJEMPLOS DE LO QUE DEBEREMOS COMUNICAR:

-          Cambio de Bobinas                                                       - No tener Volantes o Volanteros

-          Falta o Poca existencia de algún Insumo              - Falla de algún Equipo

-          Falla en Luminarias, Muebles, Letreros, etc.      - Falta de algún compañero

-          Problemas con clientes                                                               - Dudas en Precios o Cotizaciones

-          Visitas de cualquier persona buscando a Gerencia, etc, etc.

 MEJOR LLAMAR “POR SI ACASO”, QUE NO LLAMAR Y PAGAR 5 BS. DE MULTA

ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA DECLARACION DE IMPUESTOS MENSUALES DE CADA SUCURSAL

1.       FACTURAS ELECTRÓNICAS DE VENTAS. Permitir que el Encargado del Sistema de Facturación Electrónica, Israel ó una persona designada por él, con autorización de Gerencia, recoja mensualmente los datos del Sistema. Adjuntar las Facturas Anuladas.

2.       FACTURAS MANUALES DE VENTAS. Copiar al mismo encargado (Israel), el Libro de Ventas en Excell, del mes anterior en medio digital. Libro que debe estar correctamente llenado y revisado hasta el 5 de cada mes, con las Facturas Manuales Emitidas en todo el mes.

3.       FACTURAS DE COMPRAS. Entregar físicamente todas las facturas de compras que se hayan recabado en el mes, revisar que correspondan al mes y que estén bien llenadas con Nombre: GUTIERREZ y NIT: 4824264014. No omitir ninguna factura y guardarlas permanentemente durante el mes, en un solo lugar designado.

RECOMENDACIONES GENERALES

·         La anulación de Facturas Electrónicas debe de ser inmediata cuando se deba (consultar procedimiento a Encargado de Sucursal), y se debe guardar esa factura en un solo lugar designado, para su posterior entrega al encargado de recogerlas.

·          No entregar los Talonarios de Facturas Manuales, a menos q sea estrictamente necesario y urgente, para ello deberéis llenar en el Libro de Ventas, diariamente las Facturas Manuales cuando se tenga.

·         Revisar cuántos talonarios se tienen en la sucursal, tanto de las Facturas Manuales como los Rollos para Facturas Electrónicas, para hacer el pedido a Imprenta Oportunamente, ya que tarda una semana aproximadamente.

·         Archivar los talonarios de Facturas Manuales periódicamente, de manera ordenada y en cajas con nombres bien especificados, legibles y grandes, con la mayor cantidad de datos posibles. FECHAS, CANTIDADES, NUMEROS DE FACTURA, SUCURSAL, ETC…

·         Manejar de manera ordenada, consciente y responsable todo el tema de Facturas, por su importancia y legalidad

 

HORARIOS DE LA PRINTER NORITSU 3001

PARA IMPRESIÓN DE FOTOS DE 1 BS.

RECOMENDACIONES

·         Si enviáis pedidos dentro de ese horario, los tendréis listos máximo, en 1 hora, y mínimo en 15 Minutos. Coordinar y preguntar a Encargado Printer en Alameda, por Chat o por Teléfono.

·         Para Sucursales Galería y  Umsa, prever el tiempo de recojo, en total una hora es recomendable, pero deberéis insistir y estar pendientes de su producción, ejecución, envió y recojo. (Sanción 10 pts)

·         En horarios fuera de los establecidos, TAMBIEN SI SE PUEDEN RECEPCIONAR IMPRESIONES, negociando con el Cliente la Entrega para un poco mas de tiempo.

Por Ejemplo:

HORA DE RECEPCIÓN                      HORA DE ENTREGA

09:00 a.m.                         >            10:30 a.m.   ó     11:00 a.m.

19:30                                   >            10:30 a.m. día siguiente

·         Se pueden hacer EXCEPCIONES en los tiempos de entrega, solamente para PEDIDOS MASIVOS y urgentes.

Por Ejemplo:

CANTIDAD                 HORA DE RECEPCIÓN          HORA DE ENTREGA

150  fotos                          19:00                                   >            20:00    

.
90  fotos                            13:30                                   >            14:30

120  fotos                          09:30    sábado               >            12:30  sábado

100  fotos                          14:30    sábado               >            16:30  sábado

·           Si recibisteis fotos para Impresión fuera de horario , debiereis consultar y coordinar con el Printer por teléfono si se puede y para que hora, pero si los recibisteis dentro del horario , solo avisar por chat.

·         Si son pocas fotos o el Cliente está apurado, ofrecer siempre la opción de Impresiones al Instante, a cualquier hora o día. (2.50 Bs.)

·          En temporada Baja, deberemos como Equipo, enfatizar en el Servicio de Impresión de Fotos Digitales, y no escatimar nuestros esfuerzos para su Venta, Recepción y Producción.

CORRECTO LLENADO DE LOS SOBRES PRODUCIDOS

Para tener mas Orden en los Sobres Producidos y contar con un Registro Fidedigno, Claro y oportuno, se llenarán los mismos, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Hacerlo Inmediatamente se termine la Producción del Pedido. (Cuando salgan las fotos, no dejarlas sin sobre, no dejarlo para después)
- Escribir en los Sobres sueltos, sin fotos dentro (para evitar marcas de la presión del bolígrafo sobre las fotos)
- Usar solo letras mayúsculas claras y legíbles.
- LLENAR TODOS LOS CAMPOS. NO DEJAR NINGUN CAMPO DE LOS REQUERIDOS VACIO. (muy importante)

- Colocar el Código Asignado por el Sistema FotoVida en lugar VISIBLE, puede repetirse en varias partes en el Sobre, para su facil ubicación. Al buscarse el sobre, el código debe poder verse a simple vista, cuando está junto con los otros sobres.
- El espacio de "Servicio:" es para escribir todo lo que el Cliente pidió y debería estar dentro del sobre, y con lujo de detalles.
- Cuando un sobre quede sin recoger, y se tenga alguna observación de éste, Se puede escribir debajo de los datos del cliente. Ej. Se le entregaron 10 fotos, faltan 20 fotos, vino y volverá mañana 30 de febrero, revisado en fecha 32 de diciembre, etc.

NOTA: A partir de la Fecha se controlarán los sobres en todas las sucursales, deberán llenar todos los sobres q no esten llenados, hasta el sábado 24 de enero.
sobre que no este llenado debidamente, tendrá una sanción de 5 puntos para Asistentes y Encargados de Sucursal.

PARA MANEJO Y RESOLUCION DE PROBLEMAS

Dividiremos las situaciones en 2 escenarios posibles:

1.       LA PREVENCIÓN

2.       SI YA ESTAMOS EN EL PROBLEMA, BUSCAR LA SOLUCION

LA PREVENCION

-          HABLAR CLARO

-          HABLAR LA VERDAD

-          NO COMPROMETERSE A COSAS QUE NO SE PODRÁN CUMPLIR

-          INDICAR CLARAMENTE DETALLES SOBRE EL SERVICIO. Ej. Matte ó Brillo, Con Alas o sin Alas, conretoque ó sin retoque, además mostrar la foto.

BUSCAR LA SOLUCION

-          Si ya se dio un problema por una u otra causa, lo más importante es desembocar en la Solución, buscarla y coordinar con el Cliente. Mantener la calma y no usar palabras inapropiadas ó responder a los insultos ó posibles agresiones, pero darse a respetar ya que no pueden tratarnos sin respeto. Para ello, se autorizan 3 soluciones:

1.       Si la culpa es totalmente nuestra

SOLUCION: Reposición completa sin costo para el cliente lo mas antes posible y con vale a los responsables implicados.

§  El Cliente se lleva solo el nuevo Producto, si quiere el otro Producto errado, paga el  50 % al 100 %, negociar, para que reduzca su monto en vale por errar.

2.       Si la culpa es totalmente del cliente

SOLUCION: Que vuelva a pagar por el servicio el 100%.

SOLUCION 2: Que el cliente pague el 70% por el servicio. (descuento autorizado por error involuntario del cliente). Ej: 4x4 = 10 Bs. 3x3 = Bs. 7.

 El Cliente se lleva ambos productos, el nuevo y el errado.

3.       Si la culpa es 50% nuestra y 50% del cliente

SOLUCION: Que el cliente pague el 50% del servicio y el responsable el otro 50%.

  El Cliente se lleva ambos productos, el nuevo y el errado.

SOLUCION EXTREMA EN CASOS ESPECIALES: Devolución total  de dinero al cliente.

  El Cliente NO se lleva el producto, y devuelve la Factura.

  En caso de que no tenga su factura a la mano, se deberá hacer la devolución de dinero menos el 13%.

NOTA: La Solución Extrema se Autoriza en caso de :

·         Agresión Verbal

·         Amenaza de denuncia

·         Agresión Física

·         Escándalo en la Tienda

·         Mordedura de Tigre de Bengala y otros Animales Peligrosos.