NIT PARA FACTURAS DE COMPRA

Nombre: GUTIERREZ

NIT: 4824264014

TODA COMPRA CON FACTURA PARA LA EMPRESA FOTOVIDA DEBE HACERSE A ESE NUMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA.

Ejemplos: Los Paquetes de Hojas Bond, Almuerzos o refrigerios con factura, Insumos de Limpieza, Recargas de Tintas, Insumos de Producción en general, pago de Servicios y toda compra realizada con dinero de la Empresa.

SOBRE LA IMPORTANCIA: Cada Factura representa dinero para la Empresa, entre el 13% y el 20%, que de no declararse correctamente, se dejaría de percibir en perjuicio de la misma.
Por lo cual a partir de la fecha se sancionará económicamente con el 13% del total de la factura errónea, a la persona que no pida, ó pida Facturas sin Nit o Nombre de la Empresa.

RECOMENDACIONES: Grabar el NIT, en su celular personal, Memorizarlo, Imprimir una tarjeta con el NIT y Nombre bien especificados.

LUGARES PARA CORTAR LAS FOTOS EN RETRATOS

Para Diseñadores y Personal en General:

El gráfico muestra los lugares en los cuales es apropiado cortar la imagen al preparar los diseños ó al hacer las tomas fotográficas, éstas están marcadas en lineas VERDES, al contrario las lineas ROJAS, muestran claramente donde NO es conveniente por motivos estéticos y de armonía, cortar las fotos en Diseño.

Se insinúa tener sumo cuidado en este aspecto.

Gracias.

VISITAS EN HORARIOS DE TRABAJO

Es Norma dentro de la Empresa, que las Visitas dentro del Horario de Trabajo tengan algunas restricciones, por lo cual se les insinúa tener especial cuidado en:
- No exceder los 15 minutos.
- No Ingresar al área de Producción.
- No repetir las visitas constantemente (mas de 2 veces a la semana)

Por considerar que todo el personal tiene varias tareas, las cuales debemos realizar todos los días, las Visitas mas de 15 minutos pueden perjudicar nuestro Trabajo.

Gracias por su comprensión.

SOBRE LA IMPORTANCIA DE COMUNICAR NOVEDADES

A: ENCARGADOS Y PERSONAL DE FOTOVIDA EN GENERAL.

Como MEDIO de comunicación, alerta temprana, control, planeación y prevención, la Empresa FotoVida determina:

LA OBLIGATORIEDAD DE INFORMAR OPORTUNAMENTE CUALQUIER NOVEDAD EN LA EMPRESA, DIARIAMENTE, para alcanzar los siguientes objetivos:

1.       SOLUCIONAR CUALQUIER PROBLEMA EN EQUIPOS, MUEBLES Y MERCADERIA

2.       PREVEER LA EXISTENCIA OPTIMA DE INSUMOS Y MERCADERIA

3.       PROPORCIONAR LOS INSUMOS Y FUNGIBLES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO EN TODAS LAS AREAS DE LA EMPRESA.

4.       MANTENER UN CONTACTO INMEDIATO Y PROPORCIONAR INFORMACION ÚTIL A GERENCIA

5.       MEJORAR LA ATENCIÓN AL CLIENTE Y EL SERVICIO DE VENTAS POR COTIZACIONES

Por lo cual se insinúa tener crédito en sus celulares, y usar las siguientes opciones para contactar con Gerencia al celular 71552203 y RRHH al celular 72008756.

-          Timbrear a los celulares señalados,  desde su propio celular, el celular de su compañero, el teléfono fijo de su sucursal ó teléfonos públicos de toda la Ciudad. (No hay excusas)

-          Escribir al Hangouts desde su cuenta GMail de la Empresa.

-          Escribir o llamar al WhatsApp.

-          Mandar un SMS

-          Llamar al teléfono del Domicilio de Gerencia…

El incumplimiento de esta Norma se contará como 10 puntos…

EJEMPLOS DE LO QUE DEBEREMOS COMUNICAR:

-          Cambio de Bobinas                                                       - No tener Volantes o Volanteros

-          Falta o Poca existencia de algún Insumo              - Falla de algún Equipo

-          Falla en Luminarias, Muebles, Letreros, etc.      - Falta de algún compañero

-          Problemas con clientes                                                               - Dudas en Precios o Cotizaciones

-          Visitas de cualquier persona buscando a Gerencia, etc, etc.

 MEJOR LLAMAR “POR SI ACASO”, QUE NO LLAMAR Y PAGAR 5 BS. DE MULTA

ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA DECLARACION DE IMPUESTOS MENSUALES DE CADA SUCURSAL

1.       FACTURAS ELECTRÓNICAS DE VENTAS. Permitir que el Encargado del Sistema de Facturación Electrónica, Israel ó una persona designada por él, con autorización de Gerencia, recoja mensualmente los datos del Sistema. Adjuntar las Facturas Anuladas.

2.       FACTURAS MANUALES DE VENTAS. Copiar al mismo encargado (Israel), el Libro de Ventas en Excell, del mes anterior en medio digital. Libro que debe estar correctamente llenado y revisado hasta el 5 de cada mes, con las Facturas Manuales Emitidas en todo el mes.

3.       FACTURAS DE COMPRAS. Entregar físicamente todas las facturas de compras que se hayan recabado en el mes, revisar que correspondan al mes y que estén bien llenadas con Nombre: GUTIERREZ y NIT: 4824264014. No omitir ninguna factura y guardarlas permanentemente durante el mes, en un solo lugar designado.

RECOMENDACIONES GENERALES

·         La anulación de Facturas Electrónicas debe de ser inmediata cuando se deba (consultar procedimiento a Encargado de Sucursal), y se debe guardar esa factura en un solo lugar designado, para su posterior entrega al encargado de recogerlas.

·          No entregar los Talonarios de Facturas Manuales, a menos q sea estrictamente necesario y urgente, para ello deberéis llenar en el Libro de Ventas, diariamente las Facturas Manuales cuando se tenga.

·         Revisar cuántos talonarios se tienen en la sucursal, tanto de las Facturas Manuales como los Rollos para Facturas Electrónicas, para hacer el pedido a Imprenta Oportunamente, ya que tarda una semana aproximadamente.

·         Archivar los talonarios de Facturas Manuales periódicamente, de manera ordenada y en cajas con nombres bien especificados, legibles y grandes, con la mayor cantidad de datos posibles. FECHAS, CANTIDADES, NUMEROS DE FACTURA, SUCURSAL, ETC…

·         Manejar de manera ordenada, consciente y responsable todo el tema de Facturas, por su importancia y legalidad

 

HORARIOS DE LA PRINTER NORITSU 3001

PARA IMPRESIÓN DE FOTOS DE 1 BS.

RECOMENDACIONES

·         Si enviáis pedidos dentro de ese horario, los tendréis listos máximo, en 1 hora, y mínimo en 15 Minutos. Coordinar y preguntar a Encargado Printer en Alameda, por Chat o por Teléfono.

·         Para Sucursales Galería y  Umsa, prever el tiempo de recojo, en total una hora es recomendable, pero deberéis insistir y estar pendientes de su producción, ejecución, envió y recojo. (Sanción 10 pts)

·         En horarios fuera de los establecidos, TAMBIEN SI SE PUEDEN RECEPCIONAR IMPRESIONES, negociando con el Cliente la Entrega para un poco mas de tiempo.

Por Ejemplo:

HORA DE RECEPCIÓN                      HORA DE ENTREGA

09:00 a.m.                         >            10:30 a.m.   ó     11:00 a.m.

19:30                                   >            10:30 a.m. día siguiente

·         Se pueden hacer EXCEPCIONES en los tiempos de entrega, solamente para PEDIDOS MASIVOS y urgentes.

Por Ejemplo:

CANTIDAD                 HORA DE RECEPCIÓN          HORA DE ENTREGA

150  fotos                          19:00                                   >            20:00    

.
90  fotos                            13:30                                   >            14:30

120  fotos                          09:30    sábado               >            12:30  sábado

100  fotos                          14:30    sábado               >            16:30  sábado

·           Si recibisteis fotos para Impresión fuera de horario , debiereis consultar y coordinar con el Printer por teléfono si se puede y para que hora, pero si los recibisteis dentro del horario , solo avisar por chat.

·         Si son pocas fotos o el Cliente está apurado, ofrecer siempre la opción de Impresiones al Instante, a cualquier hora o día. (2.50 Bs.)

·          En temporada Baja, deberemos como Equipo, enfatizar en el Servicio de Impresión de Fotos Digitales, y no escatimar nuestros esfuerzos para su Venta, Recepción y Producción.

CORRECTO LLENADO DE LOS SOBRES PRODUCIDOS

Para tener mas Orden en los Sobres Producidos y contar con un Registro Fidedigno, Claro y oportuno, se llenarán los mismos, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Hacerlo Inmediatamente se termine la Producción del Pedido. (Cuando salgan las fotos, no dejarlas sin sobre, no dejarlo para después)
- Escribir en los Sobres sueltos, sin fotos dentro (para evitar marcas de la presión del bolígrafo sobre las fotos)
- Usar solo letras mayúsculas claras y legíbles.
- LLENAR TODOS LOS CAMPOS. NO DEJAR NINGUN CAMPO DE LOS REQUERIDOS VACIO. (muy importante)

- Colocar el Código Asignado por el Sistema FotoVida en lugar VISIBLE, puede repetirse en varias partes en el Sobre, para su facil ubicación. Al buscarse el sobre, el código debe poder verse a simple vista, cuando está junto con los otros sobres.
- El espacio de "Servicio:" es para escribir todo lo que el Cliente pidió y debería estar dentro del sobre, y con lujo de detalles.
- Cuando un sobre quede sin recoger, y se tenga alguna observación de éste, Se puede escribir debajo de los datos del cliente. Ej. Se le entregaron 10 fotos, faltan 20 fotos, vino y volverá mañana 30 de febrero, revisado en fecha 32 de diciembre, etc.

NOTA: A partir de la Fecha se controlarán los sobres en todas las sucursales, deberán llenar todos los sobres q no esten llenados, hasta el sábado 24 de enero.
sobre que no este llenado debidamente, tendrá una sanción de 5 puntos para Asistentes y Encargados de Sucursal.